Завершение процедуры ликвидации фирмы-должника, кроме принудительной ликвидации по запросу налоговых органов, а также действия, связанные с установлением несостоятельности, являются поводом признать долг безнадежным. Это происходит сразу после появления записи в ЕГРЮЛ о прекращении деятельности. При этом долги юрлиц считают безнадежными в день исключения из госреестра, а индивидуальных предпринимателей — в день вынесения постановления судебных органов.
По умолчанию безнадежный долг оформляют в том же квартале, когда он принял этот статус. Для этого необходимо собрать пакет первичных документов, доказывающих существование задолженности, акт инвентаризации расчетов и приказ руководителя.